Una consulta frecuente de nuestros clientes es qué hacer en caso de enfrentar una auditoría del Ministerio de Hacienda. El proceso de revisión se inicia cuando se recibe la notificación del “Acta de Inicio de la Actuación Fiscalizadora”. Este documento incluye información que resulta relevante en el proceso, ya que muestra el criterio de selección utilizado para escogerlo como contribuyente, el período o períodos fiscales que serán auditados, el nombre del funcionario así como el listado de la información que debe tener a disposición del auditor.
Antes del Proceso de Auditoría
En relación con el criterio de selección, para que un contribuyente sea fiscalizado, debe estar comprendido entre alguno de los llamados “Criterios Objetivos de Selección”, los cuales se incluyen dentro del reglamento de mismo nombre. Cabe destacar, que podrán ser fiscalizados, entre otros, los siguientes:
- Los Grandes Contribuyentes y Grandes Empresas Territoriales.
- Los contribuyentes cuyas declaraciones registren “valores diferentes a los detectados por medio de información interna o externa” o que “sus indicadores tributarios o financieros se desvíen significativamente de los indicadores promedio de la actividad económica en que se desempeñan”.
- Los contribuyentes que hayan “presentado declaración rectificativa mediante la cual se hubiese disminuido el impuesto o aumentado el saldo a favor, determinados en declaraciones anteriores.”
- Los contribuyentes que “ pertenezca a los sectores o actividades económicas que establezca la Dirección General de Tributación”.
Con base en este último inciso, la Administración Tributaria emite todos los años estos criterios concretos, en donde se incluyen diversos sectores económicos, tal y como ocurre con los profesionales liberales, o los negocios inmobiliarios, entre otros.
En cuanto al período fiscal que se fiscalizará, tome en consideración que la obligación tributaria prescribe a los tres años (salvo en contadas excepciones en que se extiende a cinco). Lo usual es que la Administración Tributaria fiscalice el año “del medio”…es decir, si actualmente están vigentes los períodos fiscales 2017, 2016 y 2015, será probable que el proceso de auditoría sea sobre el período 2016. No obstante, resulta cada vez más usual observar procesos de fiscalización en donde la Administración Tributaria revisa los tres períodos simultáneamente.
Por su parte, en el documento se indica la persona que estará llevando a cabo la fiscalización. Debido a la estructura administrativa interna de la Administración Tributaria, existe un Coordinador de Fiscalización que actúa como “el jefe” o superior del auditor, quien es la persona que llevará a cabo la revisión y el proceso de campo. Dependiendo del tamaño del contribuyente, se podrán asignar dos o más funcionarios al proceso.
Como un anexo al Acta de Inicio de la Actuación Fiscalizadora, la Administración Tributaria incluye un listado de la información y documentación que tiene que estar a disposición del auditor. Esta información debe estar disponible diez días hábiles después de notificada el Acta, fecha en la cual se inicia el proceso de revisión. Dadas las nuevas tecnologías, cada vez es más usual que el auditor solicite la información en formato digital, lo que además le permite a éste no limitar la revisión físicamente a las oficinas del contribuyente, sino a poder hacerlo también de forma remota en la propia Administración. Entre la información que solicitan, están los Estados Financieros, las planillas, los contratos, las conciliaciones bancarias (un abuso normativo ya que es una violación indirecta al secreto bancario), los libros legales y contables así como una serie de información y documentación adicional que dependerá de cada industria en particular.
Durante el Proceso de Auditoría
Salvo que tenga experiencia previa temas fiscales de esta naturaleza, la mejor recomendación es que busque apoyo en los asesores externos de su empresa, sean estos abogados o contadores. Como decimos en Derecho… “el peor abogado es el que se defiende a sí mismo”. La objetividad que presentan unos ojos y una visión externa siempre resultan más provechosas… pero ojo… ello no significa que el proceso puede ser delegado: la participación activa del contribuyente es indispensable.
Durante el proceso de fiscalización es importante que exista un único interlocutor. Por ello, debe informársele a los demás trabajadores de la empresa, principalmente a aquellos relacionados con las áreas contable-financieras, que cualquier comunicación con el auditor o con la Administración Tributaria debe ser canalizada a través de este interlocutor… lo cual debe ser además indicado al auditor fiscal en su primera visita.
El plazo de duración de un proceso de fiscalización dependerá de muchos factores, pero suelen oscilar entre dos y cuatro meses. Por supuesto que los hay más extensos (de hasta más de dos años inclusive) y también más cortos.
Recuerde que todo lo solicitado en el proceso de fiscalización formará parte de un Expediente Administrativo. Por esta razón, toda comunicación debe realizarse por escrito, tanto en cuanto a los requerimientos de la Administración como con respecto a las respuestas a éstos.
Adicionalmente, siempre es recomendable llevar una bitácora de las visitas y de los requerimientos… una inactividad de más de dos meses podría generar una causal de nulidad del proceso.
Al Finalizar el Proceso de Auditoría
El proceso finaliza con el “Acta de Conclusión de la Actuación Fiscalizadora”. En este documento se indicará si la Administración Tributaria encontró algún ajuste o no, y en caso de encontrarlo, indicará el monto del mismo. Desde hace algún tiempo ha sido una práctica usual que el auditor informe del resultado de previo a la notificación del Acta, a fin de buscar una rectificación o corrección previa del contribuyente. Esta práctica, que considero no tiene una base legal concreta, permite saber de antemano si el contribuyente “regularizará” o corregirá su actuación o no.
Esta Acta no desarrolla las razones técnicas ni jurídicas del ajuste. Por ello, es solo una explicación verbal del proceso con un documento escrito cuyo contenido se resume en un monto a pagar. Si el contribuyente opta por “no regularizar”, la Administración Tributaria emitirá el Traslado de Cargos y Observaciones, lo cual usualmente es notificado posteriormente en el domicilio del contribuyente.
Contra dicho Traslado procede el recurso de impugnación, el de revocatoria (previa rectificación y bajo una gran discusión técnica en cuanto a si procede o no en otros supuestos a pesar de que existe un criterio formal de la Administración) y el de apelación ante el Tribunal Fiscal Administrativo. Estos procesos los veremos en otra oportunidad. No obstante, cabe indicar por ahora que gran parte del éxito que pueda tener un proceso litigante dependerá en gran medida que el proceso de fiscalización haya sido llevado a cabo de forma adecuada.
Por eso, es importante que cuente con una firma que le asesore y le acompañe en estos procesos, brindándole la tranquilidad de tener siempre un apoyo interno.
Fuente: Periódico El Financiero.
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